Les standardistes ont une position très importante au sein des entreprises. Comme ils sont souvent la première personne à accueillir les clients au téléphone, ils doivent rester optimiste et efficaces dans leurs procédures d'exploitation. Tableaux sont les systèmes de téléphonie multi-lignes qui permettent aux utilisateurs de transférer des appels à différentes lignes, avoir des conférences téléphoniques et répondre à des appels multiples à la fois. Bien que tous les tableaux ont des caractéristiques différentes, certaines procédures de fonctionnement sont universels, indépendamment du type de tableau.
Familiarisez-vous avec les extensions des employés de votre bureau. Cela vous aidera à transférer des appels plus rapides.
Réponse téléphones qui sonnent en décrochant le casque et de dire la salutation de votre entreprise. Certains tableaux nécessitent que vous appuyez sur le bouton indiqué par la ligne de sonnerie pour répondre au téléphone, surtout si vous êtes déjà sur une ligne distincte.
Appelez employés de la société en composant simplement leurs extensions. Beaucoup de tableaux, cependant, vous avez besoin pour composer un numéro avant d'appeler sur, comme "9." Consultez votre manuel de tableau ou un autre employé sur la façon de composer.
Mettre l'appel en attente en appuyant sur la "Tenir" bouton, si nécessaire. Récupérer l'appel en appuyant sur la "Tenir" bouton pour une deuxième fois. Alors que les appels sont en attente, vous pouvez effectuer des appels téléphoniques internes ou externes, répondre à d'autres lignes de sonnerie ou adresse face-à-face clients. Il suffit de ne pas oublier de récupérer l'appel en attente.
Transférer un appel en appuyant sur la "Transfert" bouton, puis d'attendre pour entendre une tonalité. Composez le numéro de la personne à qui vous transférez l'appel, puis appuyez sur "Transfert" de nouveau. appuie sur le "Libération" bouton pour transférer l'appel, ou tout simplement raccrocher le téléphone.
Lancer un appel conférence en répondant à un appel entrant ou composer un numéro. appuie sur le "Conférence" bouton, puis attendre une tonalité. Composez le numéro ou l'extension de la personne qui reçoit l'appel conférence. Une fois, elle répond, l'alerter de la conférence téléphonique, puis appuyez sur la "Conférence" touche à nouveau pour connecter les parties. Répétez ce processus avec toutes les parties concernées à la conférence téléphonique, puis appuyez sur "Sortie," ou raccrocher, de vous retirer de l'appel.
Mettre un appel en haut-parleur en appuyant sur la "Haut-parleur" bouton. Prendre un appel hors du haut-parleur en appuyant sur "Haut-parleur" de nouveau.
Consultez votre manuel du tableau pour plus d'informations sur les spécificités de votre système de tableau.