Si une entreprise utilise un PBX ou mises à niveau câblé traditionnel à la technologie IP, la fonction de base reste le même. Quand un appel entrant arrive, il est acheminé à travers le poste de contrôle central. Chaque appel entrant est attribué un code. Parce que un PBX est équipé de plusieurs lignes, il peut gérer et trier plusieurs appels entrants à un moment.
Le PBX est programmé avec des numéros de poste correspondant à chaque téléphone utilisé dans le bâtiment. Le dispositif peut "interrupteur" ou transférer les appels entrants vers l'une de ces lignes sur la base de son numéro unique.
Typiquement, un opérateur de PBX répond à tous les appels entrants avec un message d'accueil. Certains systèmes comportent un message enregistré à cet effet. Lorsque l'appelant indique son extension désirée, le PBX rend l'interrupteur et se met en attente l'appel suivant.