Planifiez votre événement au moins six mois à l'avance. Cela vous donne beaucoup de temps pour réserver un lieu approprié, embaucher du personnel d'attente et une entreprise de restauration, également organiser des animations, collecte de dons et de générer du buzz sur l'événement. Réservez votre lieu avant de vous embaucher du personnel pour éviter les conflits d'horaire. Demandez si le lieu offre des chaises, des tables et des nappes pour éviter une mauvaise surprise le soir de l'événement.
Déléguer simples fonctions, telles que l'envoi des invitations et de la collecte des devis, des amis, des membres de la famille et des collègues. Galas cravate noire, comme la plupart des grands événements, exigent une quantité considérable de temps et d'efforts. Ne pas planifier un gala cravate noire seul, sauf si vous devez absolument.
Créer un menu de dîner ou choisir plusieurs entrées différentes. Demandez l'aide d'une entreprise de restauration ou chef professionnel, si vous n'êtes pas un expert culinaire. Gardez les restrictions alimentaires des invités à l'esprit, comme l'intolérance au lactose ou le végétarisme, que vous planifiez votre menu. Offrir un large choix de boissons, plats et desserts pour plaire à tous les palais.
Contactez entreprises et les particuliers pour recueillir des dons sous forme de trésorerie, de biens et de services pour un prix d'enchères ou de présence, silencieuses. Angela Johnson, le directeur de l'approche communautaire et les relations d'affiliation au PanCAN (cancer du pancréas Action Network), rappelle les planificateurs d'événements à tenir des registres précis pour les fins de l'impôt et de fournir à chaque contributeur avec une réception. Et être sûr de garder les dons de collecte de fonds pour une personne dans un compte bancaire distinct, recommande Martha Coakley, le procureur général du Massachusetts.
Courrier des invitations officielles imprimées sur du papier de haute qualité au moins 60 jours avant l'événement. Ne pas utiliser des invitations ou des dépliants écrits à la main. Il est acceptable de créer une notification d'événement Facebook après vous envoyez les invitations originales. Publier une petite annonce ou demander un reportage dans la section de divertissement d'un journal ou un magazine local. Ne pas annoncer publiquement l'événement jusqu'à ce que vous inviter officiellement invités importants, tels que les bailleurs de fonds et commanditaires de l'événement.
Arrivée plusieurs heures tôt le soir de l'événement à faire des préparatifs de dernière minute et des ajustements. Assurez-vous que le lieu est propre, organisé et sans odeurs désagréables. Vérifiez qu'il ya suffisamment de tables et de chaises pour asseoir confortablement chaque invité. Appelez la société de restauration pour confirmer qu'ils ont tout prêt.
Envoyer un carte de remerciement formelle à chaque contributeur et son invité au plus tard deux semaines après l'événement. Merci à eux pour assister ou don, et leur faire savoir combien vous appréciez leur participation. Inclure un lien vers le site Web de la soirée de gala, le cas échéant, et de publier des photos de l'événement. Partager l'information financière, si votre événement a marqué un but monétaire spécifique.