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Factures et reçus Organisation Conseils

Piles de factures et les reçus peuvent se multiplier rapidement. Lorsqu'ils sont confrontés à un tas de montage de paperasse, la tâche d'organiser elle peut sembler décourageante. Avant d'aborder la corvée, concevoir un système et d'acheter les outils nécessaires pour le faire fonctionner. Une fois que vous avez réduit la pile de paperasse et de mettre en place un processus simplifié, le vrai truc est de rester sur le dessus si elle sorte qu'il ne se reproduise pas.

  1. Système de dépôt

    • Tout d'abord, décider sur le système de classement qui va travailler pour vous. Il peut être aussi simple que d'un dossier d'accordéon avec des fentes pour chaque mois, ou un classeur rempli de dossiers. Déterminez si vous êtes factures et les reçus de dépôt plus confortables chronologique ou par ordre alphabétique. La clé pour faire fonctionner un système est de choisir celui qui vous vous sentirez à l'aise en utilisant. Une fois que vous déterminez un système, l'étiquetage est une clé pour le faire fonctionner. Dossiers doivent être étiquetés avec une lettre de l'alphabet ou les mois de l'année. Pas de système de classement vous aidera si vous ne pouvez pas trouver les éléments lorsque vous en avez besoin.

      Une fois que votre système de classement est mis en place, déposer tous les reçus et factures payées. Reçus agrafes pour les factures payées, le cas échéant de les garder ensemble. Ne pas déposer non rémunéré bills- ils doivent être séparés jusqu'au paiement.

      • Actions quotidiennes

      • L'astuce pour le maintien de l'organisation est de rester au top des factures et reçus comme ils entrent dans la maison ou au bureau. Trier électronique près d'une poubelle de sorte que le courrier indésirable peut être éliminé immédiatement. Quand les factures arrivent, ouvrez-les et jetez l'enveloppe extérieure et des charges qui ne sont pas nécessaires. Les factures impayées devraient ensuite être déposé dans un fichier de rappel pour garder trace du moment où ils doivent être payés. Pour simplifier le processus, le chèque pour un projet de loi dès qu'il arrive. Sceller l'enveloppe et faire une note sur l'extérieur de la date à laquelle il doit être envoyé par la poste. Conservez-la dans le fichier de rappel pour cette date et tout simplement l'envoyer quand il est dû.

      Fin de l'année




      • À la fin de l'année, vous aurez besoin de se référer à des factures et des reçus pour fins d'impôts. À ce stade, vous voudrez peut-être de les déposer avec les déclarations d'impôt de sorte que toute l'information est ainsi pour cette année. Si il ya des factures et les reçus qui ne sont pas applicables aux déclarations d'impôt, coffre-les ensemble pour le stockage. Étiqueter clairement l'extérieur de la boîte avec l'année si vous avez besoin de les récupérer à l'avenir.

        Avez votre système de classement mis en place et prêt à aller dans le début de l'année, donc il est prêt dès que les nouveaux projets de loi de l'année commencent à arriver.

      Divers

      • Obtenez une copie de lignes directrices quant à la quantité de temps vous devez conserver les reçus et factures dans le cas d'un contrôle fiscal.

        Achetez une déchiqueteuse de papier de bonne qualité pour la destruction des factures et les reçus lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

        Recherche sur les systèmes de paiement de factures en ligne qui peuvent éliminer le papier. Factures de magasins et des recettes numériquement, mais utiliser un système de sauvegarde pour conserver les données.

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