Configuration d'une facture avec Excel

Conception La facture

Contenu

Avant la mise en place d'une facture dans Excel, il est d'abord nécessaire de créer une esquisse - ou, au moins, de développer une idée approximative - de ce que la facture fini devrait ressembler. Factures varient considérablement d'une industrie à et même entreprise à entreprise, mais les champs communs comprennent un logo d'entreprise, des informations de contact de l'entreprise (adresse, numéro de téléphone, site internet et adresse e-mail), le nom du client et les coordonnées, plusieurs lignes de descriptions de produits ou de services et les prix, un terrain sous-total, un (taxes ou frais) sur le terrain, un terrain en raison de la quantité totale et un espace bien-print où l'information sur les garanties, une décharge de responsabilité et d'autres accessoires peuvent être trouvées. L'exemple ci-joint, la courtoisie de la société de conseil aux entreprises Le Groupe une nouvelle direction, montre un agencement typique de ces champs.

Dans le domaine de la facture où les produits et services, leurs quantités, les prix et les coûts sont détaillés, il est une bonne idée à l'ombre toutes les autres lignes afin que les utilisateurs peuvent plus facilement lire la facture. À l'ombre de la ligne, d'abord en évidence les cellules à l'ombre en cliquant sur la cellule la plus à gauche, en maintenant le bouton de la souris, et en faisant glisser le plus à droite cellule. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquez sur le "Remplir" icône dans la barre d'outils (ou cliquez sur "Format," puis "Cellules," puis "Motif") Et sélectionnez une couleur gris clair. Répétez ce processus pour toutes les autres lignes dans la partie des détails de la facture.

Pour chaque produit ou service, désigner une colonne pour indiquer la quantité d'articles achetés et étiqueter cette colonne dans la rangée supérieure des détails sectionnaires dans l'exemple ci-dessus facture, colonne "ré" a été utilisé à cette fin et le titre a été placée dans la cellule "D11." Ensuite, désigner une colonne où le prix du produit ou du service sera répertoriée et placer un titre correspondant en haut de la colonne (dans l'exemple, cette information est contenue dans la colonne "E" et le titre se trouve dans la cellule "E11"). Enfin, la dernière colonne désigner comme "Global" et les étiqueter en conséquence (l'exemple montre le total de la colonne "F" avec le titre dans la cellule "F11"). Automatiser le calcul du titre en utilisant la formule Excel à de multiples prix par article par la quantité. Utilisation de la facture d'exemple fourni, la cellule "F12" contiendrait la formule "= D12 * E12" pour afficher le prix total de chaque article. Cette automatisation est utile si un client achète plusieurs articles ou services au même prix, par exemple, un client qui achète dix boîtes de nourriture pour chat à 1,00 $ chacune verrait "$ 1,00" dans le "Cours" colonne, "10" dans le "Quantité" colonne, et le total de "10,00 $" serait automatiquement calculée par la formule Excel dans le "Global" colonne. Répétez ce processus pour chaque ligne dans la section Détails.

Au bas de la section de la fiche produit ou service, désigner une cellule - généralement la cellule de gauche près du bas de la section - pour afficher le total partiel du client (le sous-total est le prix d'achat total, avant impôts, frais ou des remises sont appliquées ). Pour avoir Excel calcule automatiquement le total partiel, le type "= SOMME (" dans la cellule sous-total, puis cliquez et faites glisser la souris pour sélectionner tous "Global" cellules créé en "Ajouter un Total Par Itam" ci-dessus. Lorsque toutes "Global" les cellules ont été mises en évidence, appuyez sur "Entrer" et le sous-total sera affiché (le sous-total mettra automatiquement à jour que les données sont saisies à l'avenir).

Dans les cellules juste au-dessous de la "Total partiel," ajouter (et, le cas échéant, l'étiquette) une cellule où les impôts seront calculés. Pour calculer les impôts locaux, d'abord avec le percepteur local pour identifier le taux de la taxe de vente locale (pour cet exemple, le montant de la taxe de 7,5% sera utilisé). Dans le "Impôts" cellule de la feuille de calcul Excel, entrez la formule Excel pour multiplier le "Total partiel" par l'équivalent décimal du taux d'imposition. Pour cet exemple, en supposant que le taux de la taxe de vente est de 7,5% et le "Total partiel" F27 est stockée dans la cellule, dans la formule "Impôts" cellulaire serait entré comme "= F27 * .075" Après il est entré pour la première fois, cette formule mettra automatiquement à jour avec toutes les modifications lorsque la feuille est utilisée.

Pour afficher le montant total dû, il est nécessaire d'ajouter les taxes et subtotale calculées dans les étapes ci-dessus. Identifier une cellule où le total sera affiché (dans l'exemple ci-joint, le total est affiché dans la cellule "F28"). Dans cette cellule, entrez l'Excel "SOMME" formule pour ajouter le sous-total et les taxes ensemble. Si, comme dans l'exemple ci-dessus montre, le total partiel est stocké dans la cellule "F26" et le montant de la taxe est stocké dans la cellule "F27," La formule pour calculer le montant total dû se lirait "= SOMME (F26 + F27)" Comme dans le cas "Total partiel" et "Impôts" cellules, la "Global" mettra à jour automatiquement après il est d'abord créé.

Avec l'information financière ajouté, utiliser l'espace restant sur la facture pour afficher des informations telles que les politiques de retour, des informations de contact, des coupons, des messages de fidélisation de la clientèle ou toute autre information qui peut avoir besoin d'être transmis aux clients. Avec cette information ajoutée et la facture correctement formaté et enregistré, la facture Excel est terminée.