Ecrire une liste des champs que vous souhaitez inclure dans votre base de données comptables. Selon vos besoins, ces champs pourraient inclure montant dû, le nom du client, la date d'échéance, les termes et un champ de notes de forme libre pour la saisie de texte.
Ouvrez Microsoft Access et aller à la section des tableaux. Choisissez l'option pour créer une nouvelle table dans la vue de conception. Cela ouvre une grille qui vous permet de saisir un nom pour chaque champ, ainsi qu'une description du contenu de ce champ.
Cliquez sur le menu déroulant à côté de "Type de données" pour chaque champ dans votre base de données. Vous pouvez formater vos domaines tels que la monnaie, numérique et le texte au besoin. Vous pouvez également utiliser les champs date et l'heure pour des choses comme les dates d'échéance.
Consultez la liste des champs dans votre base de données et ajouter des autres, vous pensez que vous aurez besoin. Il est plus facile de construire tous les champs dont vous avez besoin dès le départ que de revenir en arrière et ajouter des champs à une base de données qui contient déjà des centaines ou des milliers d'enregistrements.
Clique le "sauvegarder" bouton pour enregistrer votre table. Tapez un nom pour la table et cliquez sur "D'ACCORD."
Allez à la section de formes de la fenêtre d'accès et de choisir l'option de l'assistant de forme. Utilisez l'assistant de formulaire pour créer un simple formulaire de saisie de données basée sur les champs de votre table. Vous pouvez ensuite utiliser ce formulaire de saisie de données pour ajouter des informations à la table. Lorsque vous tapez dans le formulaire de saisie de données, l'information est automatiquement transférée à la table d'accès sous-jacente.
Déplacer vers la section des requêtes et de commencer à construire les requêtes qui feront de votre base de données comptables plus utile. Utilisez l'assistant de requête pour créer la requête initiale et l'enregistrer, puis cliquez-droit sur la requête et choisissez "Création" d'apporter des modifications ou critères fixés. Par exemple, vous pouvez construire une date due requête et entrez "Entre [Entrez Commencez Date] et [date de fin]." Cette invite l'utilisateur à saisir le début et la fin dates lors de l'exécution de la requête. Ce genre de requête peut être très utile pour examiner les factures échues et le suivi des comptes à recevoir.