Comment devrais-je gérer des fichiers d'un restaurant?

Financials

• Développer un système de classement qui permet d'accéder facilement aux rapports financiers est essentiel pour les opérations de tous les jours ainsi que les rapports mensuels, trimestriels et annuels et comptables de fin d'année et la préparation d'impôt. L'information financière doit être stocké dans un endroit sûr, comme une boîte de serrure ou dans un fichier protégé par mot de passe ordinateur. Documents comprennent les comptes créditeurs et débiteurs, la paie, les prêts et lignes de crédit, les audits internes et externes et les dossiers fiscaux et les recettes quotidiennes. Catégoriser les fichiers dans les délais si ceux que vous référencez régulièrement, comme les dossiers des ventes quotidiennes, sont facilement accessibles, et ceux que vous consulter régulièrement, tels que les rapports trimestriels, sont à l'arrière de l'armoire.

Emploi

• Organiser applications vierges et remplies emploi, des documents d'orientation et de formation, les horaires de travail et des rapports de rapports sociaux, des plaintes ou des réprimandes. Ce dernier est utile si un employé dépose un grief à l'égard de la résiliation, de discrimination ou de harcèlement. Si un des fichiers des employés contiennent les dossiers de santé et numéros de sécurité sociale, de classer les fichiers dans l'ordre numérique et stocker la clé de numéro dans un emplacement différent.

Les vendeurs

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  Diviser les fichiers de fournisseurs en alimentation, des boissons, de la bière, l'alcool et les fournisseurs en restauration catégories. Inclure des fichiers individuels pour les fournisseurs actuels et les fournisseurs potentiels. Les fichiers doivent inclure des copies de contrats, bons de commande, les reçus, les structures de prix, délais de livraison, les noms et numéros de téléphone. Vous pouvez stocker des fichiers fournisseurs à proximité d'une porte de livraison ou dans le bureau du directeur pour référence facile.

Assurance

• Fichiers d'assurance devraient inclure des copies des politiques et le nom et les coordonnées de l'agent d'assurance représentant chaque politique. Inclure une carte de renouvellement pour indiquer quand les politiques doivent être revues. Conservez une copie des fichiers d'assurance hors site en cas d'urgence.

Construction et Maintenance

• Si l'installation de restaurant est propriétaire ou locataire, de maintenir un fichier pour les dossiers d'entretien et de réparation. Inclure une liste de nettoyage, l'enlèvement des ordures, le recyclage, l'entretien général, la plomberie et les fournisseurs de services de réparation électriques. Stocker les informations pour l'entretien des jeux vidéo, des juke-boxes ou des distributeurs automatiques. Tout comme les fichiers de fournisseurs, la maintenance et les numéros de téléphone d'urgence devrait être situé dans un endroit où tout employé peut accéder rapidement à eux, comme un stand d'hôtesse, caissière bureau, derrière le bar ou dans la cuisine.

La santé et la sécurité

• Maintenir un fichier dédié à la documentation de la santé et de la sécurité. Cela inclut une copie des rapports et des citations du ministère de la santé du restaurant, des règles sur les mesures de la santé des employés, comme le lavage des mains, l'utilisation de gants et des filets à cheveux et les instructions des équipements de désinfection écrites détaillées. Inclure aussi la documentation des procédures relatives à la manipulation des aliments, la préparation et le stockage. Faites des copies de règles et règlements pertinents et de les afficher dans des endroits appropriés où les employés sont sûrs de les voir.

Des blessures et des incidents

• Créer un fichier à inclure les rapports de l'employé et les blessures liées à la clientèle. Témoins de document pour chaque événement et fournissent autant de détails à l'appui que possible, y compris la cause de la blessure, les mesures prises après la blessure et le résultat. Inclure des copies de rapports de police si les autorités sont appelées à le restaurant pour une raison quelconque.