Le plus souvent, un formulaire W-9 est fourni par le particulier ou l'entreprise requérante. Habituellement, le formulaire est rempli après qu'un accord a été faite pour le service demandé à effectuer mais avant travaux réellement begins- cependant, peut être demandé un formulaire W-9, à tout moment. Un W-9 est susceptible d'être complété avant tout paiement échangé parce que l'information trouvée sur le formulaire W-9 est souvent nécessaire pour effectuer des transactions de paiement.
Le formulaire W-9 peut aussi être récupéré à partir du site de l'IRS. Le formulaire peut être rempli en ligne et imprimé avec des informations détaillées sur son utilisation appropriée et des instructions pour l'achèvement.