Suis-je obligé d'obtenir un nouveau W9 auprès d'un fournisseur chaque année?

Mise à jour de W-9 de l'information

• Un vendeur est tenu de fournir une entreprise avec un nouveau formulaire W-9 si le nom ou l'étain pour les changements de fournisseurs. En outre, si la structure de l'entreprise du vendeur modifie ses exigences fiscales, devrait être fourni un nouveau formulaire W-9.

Utilisation de W-9

• L'IRS exige que les sociétés de déposer un Formulaire 1099 à déclarer les paiements à certains fournisseurs de plus de 600 $. Formulaire W-9 assure que l'entreprise aura suffisamment d'informations pour faire un dépôt de Formulaire 1099, si nécessaire.

Les formes de substitution

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  L'IRS permet aux entreprises d'utiliser leurs propres formulaires plutôt que formulaire W-9 si elle demande des informations sensiblement similaire. Par exemple, une entreprise peut créer sa propre forme de configuration du fournisseur et l'envoyer à tous les nouveaux fournisseurs. Cette forme pourrait inclure à la fois des informations de fournisseur spécifique à l'entreprise ainsi que l'information contenue dans le formulaire W-9.

Formulaire W-9 de l'information

• Formulaire W-9 sollicite le nom d'un fournisseur, son adresse postale, la classification d'imposition et le nombre ou l'employeur numéro de sécurité sociale d'identification. Formulaire W-9 ou un substitut équivalent doivent également demander au vendeur de certifier que le numéro d'identification du contribuable fournis sont exacts, que le vendeur est un citoyen américain, et que le vendeur ne sont pas soumis à la retenue d'impôt.

Pénalités

• Si une entreprise demande un formulaire W-9 auprès d'un fournisseur, et le vendeur ne se conforme pas, le vendeur peut être soumis à une pénalité de 50 $, sauf si la panne est due à une cause raisonnable plutôt que de négligence volontaire. Un vendeur peut également encourir des sanctions civiles et pénales si elle est fausse information est fournie.