Comment être un Secrétaire efficace

Portez attention aux détails, peu importe leur taille, ils peuvent sembler. Secrétaires efficaces réalisent que chaque peu d'information est important, à partir de quel moment la première séance de la matinée du patron est censé mettre fin à la dernière nom de l'appelant à l'autre extrémité de la ligne de téléphone.

Apprenez à utiliser la technologie. Une grande partie du travail d'un secrétaire consiste à travailler avec ordinateurs, téléphones, et d'autres technologies de bureau. Si vous devez imprimer un calendrier pour la semaine à venir de votre patron, vous devez savoir comment utiliser un programme de traitement de texte sur votre ordinateur. Pour envoyer des courriels de masse à tout le monde dans le bureau, apprendre les tenants et les aboutissants de votre programme de messagerie. Un secrétaire efficace sait tout faire, de l'organisation des appels de conférence à la création de factures.

Développer des compétences en communication. Une grande partie de tout poste de secrétaire est de parler à d'autres personnes. Dans de nombreux cas, le secrétaire est la première personne les clients voient lorsqu'ils entrent dans un bureau. Secrétaires passent aussi beaucoup de temps au téléphone, soit émettre ou de recevoir des appels. Apprenez à communiquer d'une manière forte et claire, sur un ton qui est poli, facile à comprendre et en contrôle.

Travaillez sur vos compétences en écriture. Pour se démarquer en tant que secrétaire, il ya un avantage à posséder des compétences en écriture impeccable. Si vous notez un message téléphonique important pour votre patron, vous voulez que votre grammaire et l'orthographe pour être top. Non seulement faire ces choses font vos notes plus facile à comprendre, mais ils donnent l'impression que vous vous souciez et sommes fiers de ce que vous faites.

Gérer la pression gracieusement. Environnements de bureau peuvent devenir très mouvementée, et un secrétaire peuvent parfois se sentir comme elle est au milieu de tout cela. Que ce soit un délai pressant pour le patron ou une saison des fêtes qui approche, un secrétaire a besoin d'avoir la capacité à effectuer plusieurs tâches et garder au frais, malgré ce qui semble être une centaine de choses qui se passent tous sur à la fois. La gestion du temps bien est également essentiel d'être un secrétaire efficace.