Erreurs employeurs et retenues sur la paie

Types de retenues à la source

• Retenues sur la paie comprend des déductions pour l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt de sécurité sociale, l'impôt Medicare, l'état et l'impôt local, les saisies de salaire et de pension alimentaire ordonnances de retenue. Dans de rares cas, les retenues chômage et d'assurance-invalidité appliquent. L'Internal Revenue Service perçoit l'impôt sur le revenu fédéral et la sécurité sociale et Medicare taxes. L'agence de recettes de l'Etat supervise lois de retenues à la source de l'Etat. Saisies de salaire initiées par les créanciers et pour le soutien des enfants ne sont pas valables sauf si le tribunal leur ordonne. Les personnes morales, telles que l'IRS et l'agence de recettes de l'Etat, ne nécessitent pas une ordonnance du tribunal pour garnir les salaires.

Erreurs du système

• Beaucoup d'employeurs utilisent un logiciel de paie pour traiter la paie. Si le représentant entre les renseignements d'impôt de l'employé, comme ses données W-4 ou d'État retenue d'impôt, de manière incorrecte dans le système, il en résulte retenue inexacte. Plus précisément, le logiciel de paie a les tables d'impôt retenues fédérales et étatiques intégrés dans le système, mais le résultat dépend de l'information entrée de l'employé. Logiciel de paie calcule également saisies de salaire basées sur les données entrées, comme le pourcentage de la rémunération jetable qui doit être retenu. Si cette information est entré de façon incorrecte, le mauvais montant du salaire sera retenu.

Erreurs de fournisseurs

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  Certains employeurs utilisent un fournisseur de service de paie pour traiter leur masse salariale. Le fournisseur se trouve hors site et est responsable de retenir les déductions de chèques de paie des employés. Le fournisseur envoie les chèques de paie de l'employeur, talons de paie et des rapports de paie par jour de paie. Si le fournisseur fait une erreur à la source, l'employeur pourrait ne pas savoir jusqu'à ce salaire. L'IRS envisage d'utiliser un fournisseur de paie comme une bonne pratique d'affaires, mais l'agence pénalise également l'employeur pour les erreurs d'un tiers fait. Certains États pénalisent le fournisseur à la place.

Traitement manuel

• Certains employeurs avec de petits livres de paie utilisent un système de paie manuelle, ce qui nécessite le calcul de paie-la retenue à la main. La probabilité d'erreurs est important avec ce système, qui est pourquoi il est recommandé que si la masse salariale est petit.

Effets

• Un employeur est censé retenir les impôts, plus les payer et déposer les rapports d'impôt de paie nécessaires avec l'IRS et l'agence de recettes de l'Etat. Erreurs paie des retenues fiscales peut entraîner le paiement erronée et le dépôt. L'employeur est également censé déposer employés W-2s avec la Social Security Administration. L'employé utilise le W-2 de déposer sa déclaration de revenus. Erronée impôt retenue peut causer des problèmes lorsque l'employé dépose sa déclaration de revenus. L'agence administration peut pénalement enquêter sur les employeurs et les référer aux fins de poursuites si elles violent les lois de retenues à la source. L'employeur peut également faire face à des sanctions pécuniaires du gouvernement fédéral ou de l'État.

Solutions

• L'utilisation d'un fournisseur de service de paie fiable et double contrôle le travail du prestataire rapidement peut aider l'employeur pour éviter les problèmes de retenues à la source. Si le problème est détecté tôt, il peut être fixé rapidement, ce qui peut éviter des sanctions. Si l'employeur utilise le logiciel en interne pour traiter la paie, le représentant doit entrer les données de retenues à la source des employés correctement dans le système.