Comment le processus de paie fonctionne?

Vue d'ensemble

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Malgré la sophistication des ordinateurs et des logiciels de comptabilité d'aujourd'hui, le processus de paie de base reste pratiquement le même qu'il était il ya quelques décennies. Très peu d'entreprises enregistrent encore la masse salariale et de processus à la main, mais il est essentiel pour tout chef d'entreprise à comprendre comment le processus de paie fonctionne bien contrôler les coûts du travail et résoudre les problèmes potentiellement coûteux. Cela est vrai même si vous externalisez vos opérations de paie, une alternative populaire. Le processus de paie commence par enregistrer les employés à temps mis en sur le tas. Cela peut être aussi simple qu'une feuille de temps manuscrite ou impliquer l'utilisation d'horloges informatiques qui transmettent les données directement à un ordinateur qui va traiter la masse salariale. Avant de continuer traitement de la paie peut commencer, les nouveaux employés ou ceux dont le statut a changé doivent remplir un formulaire W-4 pour les exemptions de retenues à la source.

L'employeur rassemble tous les enregistrements de temps des employés à la fin de la période de paie, qui peut être hebdomadaire, bihebdomadaire ou une autre période). La première étape dans le calcul de la masse salariale est de trouver le salaire brut de l'employé, qui peut être aussi simple que d'ajouter les heures travaillées et en multipliant par le taux de rémunération de la personne. Ajustements peuvent être nécessaires pour inclure les heures supplémentaires, commissions, conseils et autres formes de rémunération. Compensation pour les frais liés aux entreprises, tels que les remboursements de kilométrage, sont souvent inclus dans le salaire de l'employé après avoir calculé le salaire, parce que ces remboursements ne sont pas soumis aux taxes. La prochaine étape consiste à déterminer l'allocation à la source d'un employé. Pour ce faire, vous avez besoin de la W-4 de l'employé et de l'IRS Publication 15 circulaires E. Les salaires soumis à l'impôt fédéral sur le revenu est le salaire brut moins le montant total des exonérations de retenues à la source.

La partie la plus complexe du processus de paie est le calcul des impôts. Pour les besoins de la paie, les impôts se répartissent en deux groupes: ceux que l'employé paie et sont déduits du salaire brut et ceux que les employeurs paient. Les employés paient trois impôts fédéraux: impôt sur le revenu, la sécurité sociale, et Medicare. Des instructions complètes pour le calcul de ces impôts sont trouvés dans IRS Publication 15. Dans la plupart des Etats, il ya aussi un impôt sur le revenu de l'Etat. Instructions pour impôts de l'Etat sont disponibles auprès du ministère du Revenu ou de la fiscalité de l'Etat. Taxes payées par l'employeur sont la contribution de l'employeur à la sécurité sociale et Medicare, l'impôt sur le chômage et l'état impôt fédéral de chômage - FUTA et SUTA. Utilisez IRS Publication 15 pour calculer ces. FUTA et SUTA taxes doivent être figuré ensemble car il ya un crédit sur FUTA pour SUTA payé.

L'état final du processus de paie est réellement payer l'employé et de remettre les taxes. Faire les chèques de paie est assez simple. Le chèque lui-même est un peu comme tout autre contrôle. Toutefois, les chèques de paie sont livrés avec un talon de paie, qui est une liste écrite des salaires, les impôts et autres déductions ou ajustements. Le talon de chèque de paie, rempli à chaque article et les totaux year-to-date, est remis à l'employé pour ses dossiers. Il est toujours sage de revoir les chèques de paie avant de les distribuer, car des erreurs peuvent être coûteuses. Par exemple, vous ne voulez pas de trouver une frappe manquée a provoqué un chèque de 3000 $ pour être délivré que si le montant exact est de 300 $. Envoyer impôts retenus au service IRS ou recettes de l'Etat conformément aux instructions.