Meilleures pratiques de manipulation des fonds

Argent comptant responsabilisation

• Gardez une trace des personnes qui ont accès à la trésorerie de l'entreprise et de noter les responsabilités de trésorerie de manutention de chaque personne. Vous devez savoir où la trésorerie de votre entreprise est en tout temps et être en mesure de retracer les irrégularités à des individus spécifiques. Vous pouvez y parvenir en assurant que chaque paiement d'un ticket de caisse délivré et enregistré, en donnant à chaque client un reçu et documenter les transferts. Un superviseur doit toujours approuver les transactions annulées ou remboursées et de vérifier les dépôts en espèces.

Duty Séparation

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  Quand un ou deux ont la responsabilité de gérer la trésorerie, il ya un plus grand risque de fraude. En séparant fonctions de manipulation de l'argent entre plusieurs individus, une seule personne ne peut pas avoir le contrôle sur le processus de manipulation de l'argent. Avoir différents paiements en espèces individus record aux dossiers de comptabilité, recevoir de l'argent, les fonds de dépôt, concilier les paiements en espèces dans les registres de comptabilité de payer des factures et de distribuer des chèques de paie. Lorsque vous vous séparez fonctions de manipulation de l'argent, chaque individu est responsable envers les autres dans le processus de manipulation de l'argent.

Rapprochement de trésorerie

• Lorsque vous avez des pratiques de réconciliation de trésorerie en place, vous pouvez confirmer que les employés ont enregistré les transactions en espèces correctement et avoir un système de freins et de contrepoids. Au minimum, vous devriez vérifier vos relevés bancaires contre vos caisses et des dépôts sur une base mensuelle. En plus d'enregistrer les paiements en espèces dès que vous les recevez, compter et équilibrer vos rentrées de fonds tous les jours et de comparer toutes les recettes avec les bordereaux de dépôt. En plus d'un rapprochement de l'encaisse mensuelle prévue, procéder à un contrôle inopiné de la comptabilité enregistre chaque mois.

Sécurité

• Chaque fois qu'une entreprise gère la trésorerie, il est important de garder l'argent et la sécurité des employés. Pour protéger vos actifs financiers, toujours effectuer des vérifications d'antécédents sur les employés potentiels avant d'étendre les offres d'emploi. Toujours garder trésorerie verrouillée dans un endroit sûr et les détails de votre politique de trésorerie de manutention dans le manuel de l'employé. Limiter le nombre de personnes qui ont accès à des liquidités à aussi peu que possible et que donner des mots de passe et des combinaisons au personnel approuvé. Chaque année, ou chaque fois qu'un employé qui manipule trésorerie quitte la société, changer toutes les combinaisons et mots de passe. Chaque fois qu'un employé compte de trésorerie, elle doit le faire dans un endroit que le public ou les clients ne peuvent pas voir. Lors de la prise de trésorerie d'un endroit à l'autre, comme pour faire un dépôt ou si votre entreprise dispose d'un grand campus, utiliser le système de jumelage. Toujours minimiser le montant d'argent à votre entreprise la nuit de sorte que vous ne souffrez pas une grande perte dans le cas d'un incendie ou de vol.