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Comment rendre compte de carburant Inventaire

Comptabilisation des stocks de carburant nécessite une méthode fonctionnelle de mesure volumétrique, à la fois lors de la réception et l'émission de carburant. Les facteurs environnementaux peuvent provoquer une shortage- d'inventaire perçue par exemple, à des températures élevées, une partie du carburant dans les réservoirs non pressurisés peuvent se vaporiser et donc ne pas être disponibles pour la mesure de volume de liquide, ou même échapper lorsque le récipient est ouvert pour prendre une mesure manuelle. Alternativement, le froid peut provoquer la contraction du volume des stocks de carburant liquide. Prévention du vol si le recours à des mécanismes de verrouillage est également important de maintenir un inventaire précis du carburant.

Instructions

  1. Les transactions de carburant de consigner dans un journal de bord. Entreprises ayant plusieurs sites devraient avoir un journal de bord pour chaque emplacement de distribution, mis à jour périodiquement par le personnel administratif du site. Les pilotes de la Société doivent tenir un journal de transaction personnelle de carburant. Véhicules partagées devraient avoir leur propre journal, en plus de journaux de pilotes indépendants, de sorte que les deux ensembles de données peuvent être recoupées plus tard. Les journaux de bord de véhicule et le chauffeur devraient également inclure la distance parcourue chaque jour pour surveiller la consommation de carburant.

  2. Périodiquement combiner les données des journaux de bord dans un tableur informatique pour former une image plus grande de la consommation de carburant de l'organisation. Les entreprises avec les dépôts de carburant peuvent utiliser les données du journal de bord pour déterminer la quantité de carburant reste en stock.




  3. Vérifier manuellement et enregistrer carburant réelle dans le stockage en utilisant deux périodiquement les indicateurs mécanisées et une dispstick manuel. En comparant le stock de carburant réelle sur place pour le tableur estimation basée log-peut alerter la société à l'équipement de la pompe défectueuse ou vols. Selon Cantest Solutions Inc., l'évaporation du carburant ne devrait pas aboutir à plus de un écart de mesure 0,125%, même sur une journée moyenne d'été. Les écarts nettement plus élevés que ce que peut indiquer un problème.

  4. Verrouillez les pompes et les bouchons en tout temps lorsqu'ils ne sont pas en cours d'utilisation. Cela empêche la freinte des stocks en raison de vol.

  5. Comparer les données d'un mois à l'autre en utilisant les données des journaux de bord et les feuilles de calcul. Le recoupement de données peut révéler des tendances au sujet de la consommation de carburant, et peut même fournir un indicateur utile pour l'entretien du véhicule, puisque les enregistrements seront suivre la consommation de carburant de chaque véhicule.

Conseils & Avertissements

  • Création de plusieurs feuilles de calcul sur la base des données de journal de bord peut permettre au personnel de la comptabilité pour suivre les différents facteurs pertinents pour l'entreprise. Certaines entreprises, comme une station d'essence, peuvent se contenter d'enregistrer carburant simple et alimenter des rapports, tandis que les entreprises qui utilisent des véhicules de la flotte peut avoir un aperçu utile de la tenue des dossiers plus complexes et de reporting.
  • Il est important de prendre des lectures manuelles de temps en temps, en particulier lors de la gestion des réservoirs de carburant souterrains. Dispositifs de lecture mécanisés peuvent échouer et les réservoirs peuvent fuir, ce qui signifie que le simple critère de volume avec une règle de jauge peut attraper un problème avant qu'il ne fait boule de neige en quelque chose de plus grave.

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