Bons critères à utiliser face à des frais d'affaires pour Voyage

Carnet de Voyage personnel et Hébergements

• Si vous laissez les employés de réserver leurs propres vols et hébergements, ils pourraient être tentés d'utiliser les compagnies aériennes et chaînes hôtelières qui leur donnent des points bonus qu'ils peuvent racheter pour un usage personnel plus tard, plutôt que les options les moins coûteuses. Vous perdez également des points de voyage et des points bonus de carte de crédit quand vous laissez employés Carnet de Voyage dans leurs propres noms. Selon votre situation, un membre de votre ressources administratives ou humaines livre du personnel tous les Voyage et hébergement. Laissez les employés soumettent les compagnies aériennes privilégiées et les chaînes hôtelières et de leur offrir la possibilité de payer la différence à utiliser leurs choix. Vous pouvez laisser les employés de réserver leurs propres vols et hôtels en leur nom propre après votre bureau a approuvé les arrangements si vous ne voulez pas les points à utiliser pour gagner des vols gratuits et de nuitées l'entreprise peut utiliser plus tard. Communiquer les règles de l'IRS concernant le maintien des employés des bourses de voyage gratuits.

Exiger reçus

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  Il est pratique pour les employés de soumettre un relevé de carte de crédit avec l'ensemble de leurs dépenses comme preuve de leurs frais de voyage, mais les déclarations ne les laissez pas vous voyez ce que l'employé a effectivement ordonné. Par exemple, si vous acceptez un relevé de carte de crédit afin de vérifier les frais d'hébergement, vous ne saurez pas si ce projet de loi de la chambre comprenait articles du mini-bar, des films, des achats de boutique de cadeaux, un service de chambre ou des appels téléphoniques personnels. Permettre aux employés un per diem pour les petits montants, tels que des conseils ou taxi, de sorte qu'ils auront pas à conserver les reçus pour de petites quantités.

Set Meal indemnités journalières

• Limitez le nombre d'employés de l'argent peut passer sur les repas chaque jour en utilisant une quantité quotidienne de définir ou de per diem. Modifier ce montant en fonction de la ville un employé est en visite, sur la base du coût de la vie dans différentes villes, si vous allez envoyer le personnel à un endroit que vous connaissez sera très coûteux.

Créer un formulaire de remboursement

• Assurez-il facile pour les employés de soumettre leur demande de remboursement et pour votre département de comptabilité de garder une trace des frais de voyage en créant un formulaire de remboursement de frais. Si vous ne demandez pas reçus, vous pouvez créer un formulaire en ligne les employés peuvent remplir. Demandez à chaque demande de remboursement vérifié contre leur demande de pré-budget approuvé Voyage et approuvé par un superviseur.