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IRS politiques de remboursement responsable

L'Internal Revenue Service, IRS ou, permet à une entreprise de déduire du revenu d'entreprise le remboursement aux salariés des frais qu'ils ont payés ou engagés pendant l'exécution des services liés aux entreprises pour un employeur. Pour se qualifier à titre de remboursement en vertu d'un plan responsable, l'employeur doit établir un plan écrit. L'employé doit fournir à l'employeur une comptabilité détaillée des dépenses et revenir tout excès de remboursement dans un délai raisonnable.

  1. Comptable adéquate

    • Un employé peut satisfaire à la règle comptable adéquate en tenant un registre contemporaine de toutes les dépenses remboursables dans un livre de comptes, d'un journal ou sur une feuille de déclaration, comme un formulaire pré-imprimé ou manuscrit rapports de dépenses. Un employé devrait enregistrer la date, l'objectif commercial et le montant de chaque dépense. L'employé devra également conserver tous les reçus comme preuve documentaire et de fournir une copie des reçus à l'employeur.

      • Retour de l'excédent du remboursement




      • Certains employeurs peuvent choisir de rembourser les frais après un employé tourne dans un rapport de dépenses. D'autres employeurs peuvent émettre une quantité déterminée à l'avance pour couvrir les dépenses d'affaires attendus d'un employé pour un voyage ou une activité particulière. Beaucoup d'employeurs comprennent un chèque d'allocation de frais standard sur une base régulière avec salaire régulier des employés. Les employés doivent tenir compte de tous les montants reçus, tous frais payés ou engagés, et retourner tout paiement en trop à leur employeur. Si un employé reçoit un remboursement pour lequel il n'a pas de registres adéquats, il est également nécessaire pour remettre cette somme. L'employé doit également fournir un rapprochement annuel des dépenses totales, les remboursements totaux et de l'équilibre ou les montants retournés ou sous-remboursements.

      Délai raisonnable

      • La définition du délai raisonnable pour la présentation des rapports de dépenses et le retour des remboursements excédentaires dépend du temps et des circonstances de la situation. Toutefois, l'IRS fournit des lignes directrices pour satisfaire à l'exigence de délai raisonnable. Une avance pour une activité spécifique devrait être pas plus de 30 jours avant l'activité. Un rapport de dépenses appropriée doit être transmis au plus tard 60 jours après les frais ont été payés ou engagés. Le retour de l'excès de remboursement doit être faite dans les 120 jours après la dépense a été payés ou engagés - et non de 120 jours après le remboursement de l'employeur.

      W-2 et les rapports impôt sur le revenu

      • Il n'y a aucune somme à déclarer sur le W-2 d'un employé si les remboursements répondent à toutes les règles d'un plan responsable. Si vos rapports des employeurs des remboursements dans la case 1 de votre formulaire W-2 et les conditions sont remplies, demander un formulaire W-2 corrigée retirer le montant du remboursement. Dans ce cas, il n'y a pas de montant à déclarer dans votre individu 1040. Si vous ne l'avez pas retourner un excès de remboursement à l'employeur dans la période de temps raisonnable, déclarer ce montant comme un revenu supplémentaire sur votre 1040. Si vous n'êtes pas remboursé pour entreprise admissible dépenses, déclarer ces dépenses sur le formulaire 2106 de 1040 vos frais de personnel que non remboursés.

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