Qu'est-ce qu'un Audit Trail et pourquoi il est important dans la comptabilité?

Qu'est-ce qu'il comprend

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  Gestion d'une piste de vérification est un peu comme le processus que vous suivez quand vous équilibrez votre chéquier. Les chèques annulés et les frais de service publiées de votre banque fournissent la piste d'audit - et vous les vérifier contre votre relevé bancaire pour assurer qu'ils correspondent. Votre piste d'audit pourrait fournir la date que vous avez reçu une facture, le montant de la facture, et le numéro du chèque qui a payée. Si vous êtes à la facturation d'un client pour un projet, votre piste de vérification pourrait inclure votre citation originale, le coût des matériaux utilisés, votre masse salariale totale, la date de facturation et la date que vous avez reçu le paiement.

Comment ça marche

• La piste de vérification fournit une protection essentielle contre les erreurs et les fraudes. Lorsque les clients contestent le montant d'une facture avec une piste de vérification, vous pouvez vérifier que la facture contre son documentation à l'appui et soit vérifier ou corriger le montant. Si les comptes d'exploitation de votre entreprise ne contiennent pas autant d'argent comme ils le devraient, l'examen de la piste de vérification peut vous aider à déterminer si elle était le résultat d'une erreur humaine ou fraude des employés. Si jamais vous êtes vérifiés par l'IRS ou accusé de ne pas se conformer aux normes comptables, la qualité de votre piste de vérification pourrait vous épargner de nouvelles difficultés.

Intégrité

• L'IRS et d'autres autorités réglementaires précisent ce que les pièces justificatives qu'ils attendent de vous garder, ainsi que combien de temps vous avez besoin de stocker. Vous pouvez enregistrer la plupart de ces informations sur votre logiciel de comptabilité, mais en gardant la documentation physique vous permet de vérifier pour les erreurs ou les falsifications. Vous devez aussi prendre soin de l'intégrité de votre piste de vérification. Seuls les utilisateurs autorisés devraient avoir accès à des documents physiques - et vous devraient documenter tous les accès. Votre logiciel de comptabilité devrait avoir des garanties similaires, en limitant l'accès à des données sensibles et l'enregistrement de tous ceux qui ajoute ou modifie des informations.