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Comment écrire une Lettre d'urgence

Une lettre d'intervention comprend les plans et procédures d'un département de l'entreprise suivra si quelque chose arrive qui pourraient influer sur les opérations de l'entreprise soit positivement ou négativement. La lettre expliquerait comment répondre à un incendie ou une perte de données - ou la bonne fortune inattendue, comme une grosse commande. Même si un plan d'urgence complet pour l'ensemble de l'activité peut englober de nombreux départements, une lettre d'urgence met l'accent sur les problèmes qui un département personne peut être confrontée et présente un plan pour travailler autour de ces problèmes.

  1. Processus et les tâches

    • Chaque superviseur du département devrait préparer une lettre d'urgence décrivant les processus d'affaires qu'elle traite et les tâches qu'il supervise. Cette lettre doit inclure tout ce que fait le ministère, chaque personne avec qui il communique, quels résultats il fournit et quand elle présents livrables. Par exemple, la lettre d'urgence pour un département de comptabilité doit montrer comment le département de comptabilité communique avec le département des ventes d'enregistrer les comptes débiteurs et ses méthodes de communication avec le service des achats pour suivre les comptes à payer, ainsi que la façon dont le Ministère offre des déclarations de revenus mensuels et trimestriels déclarations de revenus.

      • Points d'échec




      • La lettre d'urgence devrait inclure les points de défaillance dans chaque processus. Ce sont les événements qui peuvent perturber l'achèvement d'un processus ou de tâche. Les points de défaillance peuvent varier de catastrophes naturelles à la perte de données catastrophique pour malentendus simples entre collègues. Une lettre d'urgence qui décrit les points de défaillance d'un service comptabilité peut inclure l'omission de la valeur d'une semaine de factures de vente ou un crash du disque dur qui efface les états financiers importants.

      Probabilité et l'impact

      • La prochaine partie de la lettre de contingence détaille la probabilité que les points de défaillance pourraient survenir et l'impact que ces points de défaillance pourrait avoir sur les opérations. La lettre peut montrer comment certains points de défaillance ont une forte probabilité, mais représentent une menace minime, tandis que d'autres points de défaillance peuvent être très peu probable, mais livrer des conséquences dévastatrices. La lettre d'urgence pour le système automatisé de conservation des dossiers d'un département de comptabilité peut montrer une faible probabilité de défaut de tenir les registres de l'entreprise jusqu'à ce jour, mais la lettre peut aussi montrer comment un échec dans ce système peut avoir de graves répercussions sur les activités du ministère.

      Plan d'urgence d'action

      • La lettre d'urgence contiendra un plan d'action qui décrit les mesures que le Ministère prendra si un point de défaillance se produit si le département peut contourner le point de défaillance tout en accomplissant une tâche nécessaire. Alors que les mesures énoncées dans la lettre d'urgence peuvent ne pas être les méthodes les plus efficaces ou commodes d'achèvement de la tâche, ils faire le travail. Le plan d'action dans la lettre d'urgence du département de la comptabilité peut inclure des mesures pour utiliser du papier grands livres et calculateur dans le cas d'une perte de données d'un disque dur écrasé.

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