La meilleure façon de commencer une lettre de plainte

Aborder la Lettre

• Adressant votre lettre de plainte à une personne spécifique permettra de réduire la probabilité que votre lettre sera ignoré ou "tomber à travers les mailles du filet." Commencez votre lettre en l'adressant à la personne spécifique qui est habilité à répondre à votre plainte. Ne pas oublier d'inclure le titre de cette personne. Typiquement le site Web d'une entreprise aura des informations sur qui ou où diriger les plaintes des clients. Avant de rédiger votre lettre de faire quelques recherches pour vous assurer que vous l'envoyez à la personne appropriée.

Faites le point

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  Commencez par une courte rubrique qui fait référence à la question que vous essayez de résoudre, avant votre premier paragraphe, avec autant de détails que possible. Par exemple, si votre plainte porte sur un vol de la compagnie, y compris la date de Voyage, route et numéro de vol. Après le titre de votre premier paragraphe doit résumer la plainte. Obtenez au point rapidement, dans la première phrase de votre premier paragraphe, et décrire les plaintes spécifiques liés aux biens ou services de l'entreprise. Inclure autant de détails que vous pouvez tout en restant concis et respectueux.

Commencez avec un positive

• Une autre méthode de démarrage d'une lettre de plainte est en utilisant votre premier paragraphe de dire quelque chose de positif sur les produits ou services de l'entreprise avant de se lancer dans votre plainte. Cette approche met le lecteur dans une position moins contradictoire, qui peut le conduire à être plus disposés à travailler avec vous pour répondre à votre plainte. Commencez votre première phrase par une expérience favorable que vous aviez avec la société dans le passé, soulignant certains des attributs positifs de l'entreprise, puis préciser la nature de votre plainte dans votre deuxième phrase ou un paragraphe.

Conseils généraux

• USA.gov offre des conseils sur la façon d'écrire une lettre de plainte efficace, notant que, souvent, une lettre sur papier envoyé par la poste est le moyen le plus efficace pour contacter une entreprise. Aussi, vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats si vous utilisez une lettre directe, non-conflictuel tone- une colère, menaçant ou sarcastique peut être moins efficace qu'une lettre qui est calme et rationnelle. En outre, vous devez indiquer clairement et précisément comment vous souhaitez que le problème soit résolu. Enfin, documenter chaque étape que vous prenez et chaque lettre que vous écrivez, et conserver des copies.