Comment écrire réclamation et ajustement Messages

Revendication message

1. Écrire sur les faits pertinents dans le premier paragraphe. Commencez par le problème. Expliquer exactement ce qui est arrivé et la raison pour laquelle vous écrivez la lettre de réclamation.

2. Préciser pourquoi vous croyez que votre demande doit être accordé dans le deuxième paragraphe. Dites au lecteur sur les spécificités de la demande et les responsabilités juridiques et à l'équité. Par exemple, le produit n'a pas fonctionné comme suggéré la publicité.

3. Commencez le troisième paragraphe en demandant action. Demandez ce que vous attendez le lecteur à faire. Inclure la date à laquelle vous vous attendez action. Ne menacez pas, mais expliquer quelles mesures supplémentaires que vous pouvez prendre si votre demande est pas remplie. Fermer avec un "sincèrement" et votre signature ci-dessus votre nom imprimé.

Ajustement message

1. 
   
   
   
   

   Commencez votre premier paragraphe avec une phrase d'approbation. Donner au client les bonnes nouvelles d'abord et se conformer à la demande du client.

2. Démarrez le deuxième alinéa en expliquant l'erreur. Expliquer la cause du problème. Ne pas jeter le blâme. Concentrez-vous sur vos efforts en cours pour éviter les erreurs et les difficultés.

3. Exprimez votre appréciation pour l'activité de la clientèle dans le troisième paragraphe. Apologize si vous sentez que vous devez faire. Si l'impossibilité de respecter tous les éléments de l'ajustement demandé, expliquer pourquoi et ajouter tous les détails nécessaires sur la façon dont vous serez répondre à la demande.

4. Fermez la lettre avec "Cordialement," et imprimer et signer votre nom.

5. Vérifiez votre lettre pour assurer le ton est amical. Essayez de ne pas paraître condescendant ou moyenne.

• Conservez une copie de votre lettre pour vos dossiers.
• Fournir les pièces jointes des documents tels que les factures, du matériel publicitaire, ou des reçus qui peut sauvegarder ce que vous écrivez.