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Comment fusionner des dossiers médicaux

Chaque cabinet médical ou d'un département de l'hôpital a sa propre façon de maintenir les dossiers des patients. Lorsque plusieurs bureaux ou départements fusionnent, ainsi, aussi, les dossiers médicaux doivent être fusionnés ainsi d'éviter les duplications ou des erreurs dans les soins aux patients. Alors que le processus de fusion des dossiers médicaux est complexe et quelque peu fastidieux, ayant un système de dossiers précis peut garantir l'exactitude et l'efficacité une fois rempli.

Choses que vous devez

  • Dossiers médicaux
  • Logiciel de données médicales (de dépôt électronique)
  • Scanner (dépôt électronique)
  • Dossiers de dépôt (dépôt papier)
  • Drapeaux de documents (dépôt papier)
  • Stockage de fichiers (dépôt papier)
  • Personnel médical qualifié
  • Le personnel de soutien TI
  • Déchiqueteuse de papier ou de service de déchiquetage

Créer un plan

  1. Sélectionnez une méthode de tenue de dossiers qui fonctionne pour votre cabinet médical. Discutez avec tous les ministères et le personnel de bureau comment une fusion de dossiers médicaux pourrait potentiellement affecter chaque département. Demandez des suggestions sur ce type de dossier système de tenue qui conviendrait le mieux pour votre cabinet médical (électronique, papier ou une combinaison).

  2. Choisissez les dossiers de bureau servira que les originaux, et les dossiers de bureau qui seront fusionnées en --- si la fusion de plus d'un bureau ou d'un département. Le service des archives originales devrait être l'un avec l'information la plus complète. Par exemple, tous les patients vus dans une pratique générale sont également vu par un service de radiologie, de sorte que la pratique générale auraient plus de patients individuels et plusieurs enregistrements par individu. Lors de cette étape, vous devez également décider quel patient système ID numérotation va être utilisée à l'avenir.

  3. Fixer un délai pour quand la fusion doit être complète, et de décider qui va être chargé de superviser le processus au sein de chaque département. Avoir une personne de chaque bureau ou département superviser le reste du personnel assurera une fusion lisse. Lors de la définition d'un temps pour votre fusion, votre principal objectif devrait être de décider si oui ou non Les travaux seront achevés pendant ou après les heures de bureau, ou si le bureau sera fermé durant le projet pour vous permettre de terminer dans un délai plus court.

  4. Choisir et acheter le logiciel que vous allez utiliser pour maintenir vos données de dossiers médicaux une fois qu'il est fusionné. Des dispositions pour qu'il supporte d'être sur appel au cours de votre processus de fusion pour aider si nécessaire. Si vous choisissez d'utiliser le dépôt sur papier à la place, acheter des fournitures supplémentaires que vous pourriez avoir besoin comme dossier ou fichier stockage étagères pour accueillir l'augmentation des tailles de fichier en raison de la fusion.

Processus de fusion complète

  1. Formez votre personnel selon le procédé que vous avez choisi pour compléter le dossier médical fusion. Le meilleur procédé pour fusionner les dossiers médicaux est de travailler à travers un dossiers de département ou de bureau est à un moment par ordre alphabétique. Une fois un ensemble de dossiers a été entré dans votre système (y compris les informations de base du patient), vous pouvez alors commencer à fusionner le reste des enregistrements dans les fichiers de papier ou de les entrer dans le système.




  2. Commencez par entrer les données démographiques des patients dans votre nouveau système ou de créer de nouveaux dossiers (si vous utilisez du papier de dépôt) pour chaque patient basée sur l'ensemble original des enregistrements que vous avez choisi d'être votre point de départ à l'étape 2 de la section 1. Comme vous entrez chaque patient dans le système, noter le nouveau numéro d'identification (le cas échéant) et de faire des mises à jour de données démographiques de base du patient.

    Saisie des informations précises patient est cruciale pour l'ensemble du processus de fusion.
  3. Trier votre jeu original des enregistrements dans l'ordre chronologique, du plus récent au plus ancien au plus ancien sur le fond, si elles sont des copies papier. Si vos originaux sont en format électronique, le processus de fusion peut être un peu plus difficile, selon la façon dont les fichiers électroniques sont stockés. Si chaque note de tableau a été enregistré individuellement tout ce qui est nécessaire est de renommer les fichiers pour correspondre à votre nouveau système de classement. Toutefois, si vos fichiers électroniques sont dans les grands groupes ou un seul gros fichier par département, il pourrait être préférable de les imprimer et de les classer de cette façon.

  4. Commencer à fusionner vos fichiers secondaires dans les originaux. Commencez avec un ministère ou un bureau à la fois et de trier le dossier de chaque patient dans l'original, à nouveau en ordre de date. Si vous utilisez le dépôt sur papier, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser des documents drapeaux pour marquer les différents types de dossiers médicaux, à savoir les notes du médecin, des rapports de radiologie ou des procédures opératoires. Si vous utilisez le dépôt électronique, la création d'un système pour nommer les fichiers de documents suffiront.

  5. Analyser les fichiers fusionnés complets dans votre base de données ou, si vous utilisez le dépôt sur papier, commencer à les trier par ordre alphabétique. Si vous avez opté pour le stockage électronique, ce processus peut avoir déjà été effectuée à l'étape 4, si elles ont été enregistrées individuellement en format électronique pour commencer.

    Mise au dépôt électronique peut être fastidieux, mais peut être plus efficace dans le long terme.

Poster Fusion Suivi

  1. Donnez votre avis sur le nouveau système de classement des dossiers médicaux avec tous les membres du personnel pour assurer tout le monde sait comment utiliser et maintenir les fichiers avec précision. Il peut être utile d'écrire aussi un manuel de formation sur la façon d'utiliser le nouveau système comme une référence aux employés actuels et futurs.

  2. Travailler sur toutes les questions avec le nouveau système à mesure qu'ils surviennent. Si vous avez opté pour un système de dépôt électronique, rester en contact régulier avec le service informatique du logiciel pour travailler sur les pépins ou pour planifier des mises à jour de logiciels.

  3. Continuer à fusionner dans de nouveaux dossiers médicaux comme acquise. Il peut également être bénéfique pour mettre en œuvre une procédure annuelle dossiers de purge si vous avez opté pour ne garder que vaut un certain laps de temps de l'information.

Conseils & Avertissements

  • Lors de la préparation de vos fichiers d'origine ou de fusionner des fichiers secondaires dans les originaux, pour regarder les documents en double. Par exemple, si un médecin a soumis ses propres notes et un service de transcription a re-tapé les notes, vous ne devez pas les deux copies. Durant le processus de fusion, vous pouvez également purger les anciens enregistrements. La plupart des cabinets médicaux seulement de garder 10 ans la peine de dossiers, mais il est à vous comment loin vous voulez que vos fichiers vont.
  • L'information médicale du patient est protégé en vertu des lois fédérales sur la confidentialité. Lors de la fusion des dossiers médicaux, assurer toutes les précautions sont prises pour assurer la confidentialité des patients est maintenue, et que la manipulation des dossiers médicaux ou des renseignements quiconque a accepté d'adhérer à une politique de confidentialité documentée. Vous devez également vous assurer que toute la documentation qui est jetée est correctement déchiqueté pour maintenir la confidentialité des patients.
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