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Comment créer un itinéraire Réunion

Création d'un itinéraire de réunion est indispensable pour garder vos réunions organisées et efficace du temps, ainsi que pour aider les employés à comprendre leurs tâches et responsabilités. Itinéraires devraient être créés à l'avance, pour donner toutes les parties concernées l'occasion d'examiner l'ordre du jour et mettre en œuvre des changements, si nécessaire. Tous les participants doivent être remis une copie dès qu'ils marchent dans la réunion, ou plus tôt, si possible. Donner à chacun une chance avant la réunion de remue-méninges sur chaque sujet abordé aidera à maximiser la créativité de votre organisation et les capacités de résolution de problèmes.

Instructions

  1. Tenir une réunion avant la réunion. Discutez des questions suivantes avec les planificateurs de réunions: Quels sujets seront abordés lors de cette réunion? Combien de temps vont prendre discussions? Que voulons-nous accompli par la fin de la réunion? Qui va prendre la parole? Si il ya des tâches à confier, à qui seront-ils affectés? Si vous avez l'intention de la réunion seul, utiliser une feuille de papier pour répondre aux questions ci-dessus.

  2. Tapez l'itinéraire. Mettez le titre de la réunion, le jour, la date, l'heure et l'emplacement en haut de la page. Par example, "Briefing- mercredi hebdomadaire, le 6 Juin 2011 - Le onze heures-12 heures - Salle de conférence."

  3. Dressez la liste des sujets qui seront discutés lors de la réunion dans l'ordre chronologique. Si les thèmes seront introduits par quiconque mais vous, mettre leur nom à côté de leur sujet. Inclure le moment de la journée vous avez l'intention de discuter de chaque sujet, ainsi que la longueur de temps vous vous attendez à chaque sujet pour durer. Par example, "11h10 - Discussion sur les ventes de bonbons décembre - Denise Robinson - 3 minutes."




  4. Donnez-vous du temps supplémentaire. Pour faire de la place pour les retards, pad combien de temps vous pensez que chaque tâche avec deux minutes. Même si les choses deviennent hors piste, en ajoutant minutes cachés veillera à ce que vous avez plus ou moins terminé la réunion à l'heure.

  5. Laisser des espaces entre chaque sujet sur l'itinéraire pour les personnes à la réunion pour prendre des notes sur chaque discussion.

  6. Imprimer l'itinéraire et de distribuer une copie à chaque personne qui participera à la réunion. Les personnes qui ne disposent pas d'un rôle spécial à la réunion peuvent obtenir leur itinéraire quand ils marchent in- ceux qui ont un rôle dans la réunion devrait avoir leur itinéraire au moins deux jours à l'avance, afin qu'ils aient suffisamment de temps pour préparer ce qu'ils doivent dire.

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