Comment faire une réunion «leçons apprises»

Fast loi et Inviter les bonnes personnes

• Planifiez de tenir la réunion immédiatement après un projet se termine, ou à des étapes ciblées, donc les activités et les événements sont encore frais dans l'esprit des gens. Programmer un temps de rencontre cabinet bien à l'avance pour aider les gens à planifier leur horaire en conséquence et de veiller à la fréquentation. Inviter les deux mains sur les membres de l'équipe et les intervenants dont l'apport sera ajouter de la valeur aux résultats, tels que les auditeurs du projet et du personnel de gestion responsables de la réussite du projet.

Collecter des informations

• Préparez-vous pour la réunion au long du projet en gardant une liste courante des bonnes et mauvaises expériences ou des résultats. Catégoriser les articles à simplifier un avis de pré-réunion. Utilisez un format de matrice avec têtes de colonne, tels que la budgétisation, la communication d'équipe, des rapports d'étape, des indicateurs de réussite, des outils, des équipements et des ressources. Identifier chaque élément comme quelque chose qui est allé droit ou quelque chose qui a mal tourné. Demandez aux membres de l'équipe et les intervenants clés pour ajouter des éléments, soit directement ou par l'intermédiaire d'un coordinateur central.

Préparer le matériel de réunion

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  Avant la réunion, préparer un rapport de synthèse des questions. Forfaitaire articles semblables ensemble pour réduire la complexité. Le but est de zéro dans le cœur de la question - ou, pour employer une autre analogie, de se concentrer sur la viande plutôt que de la sauce. Utilisez des déclarations claires, courtes et concises sur chaque catégorie d'éléments pour fournir un point de départ pour la discussion. Réduire matériaux visuels pour éviter la surcharge d'information, et le bâton avec des graphiques simples et des graphiques.

Promouvoir la créativité

• Sélectionnez un environnement confortable pour la réunion et d'établir des règles de base, tels que l'absence de blâmer ou de se plaindre. L'objectif est d'encourager la discussion et de souligner que toutes les opinions ont de la valeur. Mettez matériaux sur des affiches rencontrer plutôt que d'utiliser des projecteurs et des diaporamas. Amener les gens debout et de se déplacer. Réunions sédentaires dans des pièces sombres sont moins susceptibles de donner lieu à discussion créatif que réunions actifs qui obtiennent le sang qui coule.

Faites le comte Agenda

• Assurez-vous que la réunion entraîne action. Créer un ordre du jour qui suit la formule RAP = Action. Pour "R," examiner les informations que vous avez recueillies à présenter lors de la réunion. Pour "UN," demander aux participants de réunion d'ajuster les matériaux en ajoutant de nouveaux éléments à la liste des leçons apprises. Pour "P," obtenir un accord sur une courte liste d'éléments prioritaires. Pour "Action," fermer la réunion en établissant un plan d'action qui, au minimum, identifie ce qu'il faut faire, qui va le faire, et quand ça va se faire.