Déterminer le but de la réunion. Dans kaizen, les réunions sont soit pour la planification du projet, qui comprend l'établissement d'objectifs et la répartition des tâches, ou l'examen du projet, au cours de laquelle les membres de l'équipe signalent succès et difficultés à l'équipe.
Invitez toute l'équipe à la réunion. Ne pas omettre le personnel de la périphérie de participating- leur inclusion permet de garder tous vos collègues dans la boucle.
Inviter les gestionnaires de projet des projets connexes à assister à votre réunion à favoriser un sentiment d'intégration horizontale et de la communauté au sein de la société.
Accueil des participants à la réunion. Fournir les tags de nom et l'attribution des sièges au besoin. Assurez-vous de réserver un lieu qui maximise l'interaction en face-à-face. Pour un petit groupe, une table ronde ou ovale est le meilleur.
Diffusez les objectifs de réunion dans un endroit bien en vue. Lire les objectifs pour le groupe et répondre à des questions courtes nécessaires pour clarification.
Demandez entrée du groupe sur le but. Par exemple ,, a été un objectif hebdomadaire atteint ou dépassé? Fournir des moyens multiples pour les participants de donner leurs idées entrées- peuvent être partagés via un vote à main levée, des observations orales, déclarations écrites ou un tableau de réflexion commune.
Recueillir l'entrée et retraiter au groupe. Ne pas omettre de commentaires négatifs ou trop insister sur le positif. Les commentaires négatifs peuvent être révélateur, attirant l'attention sur les domaines qui nécessitent une amélioration.
Définir ou réaffirmer les objectifs à court terme. Écrivez tâches et sous-objectifs sur cartes de correspondance. Donner à chaque participant une carte de note qui informe chacun de ses buts et devoirs personnels.
Répondre à des préoccupations ou des questions en suspens.