Lorsque les organisations ou organismes gouvernementaux tels que les villes et les comtés doivent biens ou de services, ils veulent obtenir le meilleur accord possible. Afin d'obtenir la meilleure affaire, ils délivrent des documents de sollicitation appelés demande de propositions (DP), demande de devis (RFQ) ou demande de soumissions (RFB). Ces documents juridiques invitent les entreprises à soumissionner pour la fourniture de biens ou services commandés. Lorsque ces matériaux sont nécessaires rapidement, les offres ne peuvent être acceptées pour quelques jours. Si tel est le cas, les organisations ou organismes gouvernementaux peuvent demander aux soumissionnaires de compléter et de tourner dans une note de la soumission à la place d'une offre complète, qui peut être de nombreuses pages.