Peu importe la nature de l'industrie vous travaillez dans ou le type de travail que vous faites, il est important de documenter ce que vous faites chaque jour. Avoir des instructions détaillées montrant ce que vous faites et comment vous le faites permet une autre personne à l'étape dans votre position dans une situation d'urgence et de garder votre division ou département fonctionne bien. Ce type de documentation minutieuse permet également la formation croisée plus efficace, permettant aux travailleurs de couvrir un pour l'autre pendant les périodes de vacances ou de maladie.
Gardez un bloc-notes sur votre bureau pendant que vous faites votre travail. Prenez un petit bloc-notes ou tablette avec vous lorsque vous quittez votre bureau pour aider les utilisateurs ou effectuer d'autres fonctions. Utilisez ces blocs-notes pour prendre des notes chaque fois que vous effectuez une opération de routine ou non routinières travail.
Faites une liste des pièces essentielles de votre travail - les choses que vous devez faire chaque jour comme une question de routine. Ces tâches de routine peuvent former le cœur de vos instructions de travail.
Ecrire une brève introduction détaillant autant que vous le pouvez au sujet de votre travail. Cette introduction devrait expliquer exactement en quoi consiste votre travail et comment ce travail inscrit dans la portée globale et le but du service, votre agence (si vous en avez un) et la société dans son ensemble.
Dressez la liste des tâches de routine que vous faites tous les jours après l'introduction. Si votre travail est complexe, il est utile de développer une petite table des matières d'autres peuvent utiliser pour trouver des informations spécifiques sur vos tâches quotidiennes.
Inclure les tâches que vous faites une fois par semaine, une fois par mois ou à d'autres intervalles. Documenter ces tâches périodiques peut être encore plus important que la documentation de vos tâches quotidiennes, puisque quelqu'un pour vous couvrir pendant les vacances ou la maladie peut ne pas être aussi familier avec ces tâches.
Créer une section pour obtenir des conseils et astuces à la fin de vos instructions de travail. Ceux-ci peuvent inclure des choses que vous avez apprises pendant votre mandat sur le tas et des instructions sur la façon de résoudre les problèmes qui peuvent surgir de temps à autre. Si vous aviez un problème que vous avez trouvé frustrant jusqu'à ce que vous avez découvert la solution, il appartient dans la section des trucs et astuces.
Imprimer toutes les instructions que vous avez compilées et placez-les dans une reliure à trois anneaux. Gardez cela à trois anneaux liant sur votre bureau pour les autres à utiliser. Faire autant de copies de votre lieu de travail manuel que vous avez besoin.