Comment fonctionnent les procédures de documentation contribuent à un bon contrôle interne?

Responsabilisation accrue

• Bien que les procédures de documentation bien développés renforcer à la fois les contrôles internes de prévention et de policiers, les procédures de documentation inadéquats sont une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises ne trouvent pas que vol ou de fraude se produit jusqu'à ce qu'il soit trop tard, le "Journal of Accountancy" notes. Les procédures de documentation formelles fournissent des orientations pour la mise en œuvre des contrôles, et ils augmentent la reddition de comptes, que vos employés doivent prouver et vérifier, plutôt que de simplement l'Etat, qu'ils ont suivi ou exécutés un contrôle interne.

Valeur probante

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  Procédures de documentation traçable créer des preuves, y compris qui a été impliqué dans une tâche ou d'une transaction financière et quand et comment elle a été impliquée. Vous pouvez créer des procédures telles que l'horodatage qui travaillent dans les coulisses ainsi que des règles ensemble de la documentation pour les employés à suivre. Les deux sont tout aussi importants pour la reconstruction actions lorsque le traçage des transactions et la création de pistes de vérification. Par exemple, les bordereaux bons signés, des copies de chèques en espèces de réapprovisionnement petits, le log-in d'un employé timbres d'identification et d'heure de l'ordinateur et la date témoignent tous de piste de vérification.

Plus sécurisé gestion de l'information

• Attachements réels ou numérisés, les notes dans un rapport financier et un journal des transactions informatiques du changement sont des exemples de procédures de documentation et qui contribuent à renforcer les contrôles de gestion de l'information. Tous sont utiles pour documenter les raisons de la correction ou de papier ou de documents commerciaux électroniques, ce qui permet finalement vous prévenir et détecter la fraude et le vol des employés de réglage. Un horodatage correspondant et la preuve de l'approbation préalable, comme les initiales du chef de service, de renforcer la gestion de l'information contrôle encore plus loin.

Meilleur contrôle de qualité

• En plus d'empêcher les procédures de documentation fraude, entrepôt et de gestion des stocks à la fois internes et externes peuvent soutenir des contrôles de qualité. Ceux-ci comprennent obligeant les employés d'entrepôt à compter, inspecter et document endommagé des marchandises entrant et sortant. Procédures de fraude et de prévention du vol qui contribuent à un bon contrôle interne comprennent une règle de documentation obligeant les employés à remplir, signer et soumettre une feuille de sélection pour chaque commande d'un client sortant et le marquage des procédures qui enregistrent et identifier les objets de l'inventaire, y compris les descriptions et les numéros de pièces, les unités de mesurer et quantités.