Comment écrire une lettre au feu d'un client

Soyez professionnel

• Votre lettre doit venir de vous tête de l'entreprise. Durée de livraison de la lettre afin de vous donner le destinataire suffisamment de temps pour trouver un remplaçant pour vos services. Adresse la personne que vous travaillez avec, conduire avec un accusé de réception de la relation, puis obtenir le droit au point. "Alors qu'il a été mon plaisir d'être votre représentant des relations publiques pour les cinq dernières années, le 1 er mai 2015, je ne serai plus en mesure de servir en cette qualité."

Offrir une explication

• Expliquant pourquoi vous tirer un client peut être difficile, surtout si la relation était acrimonieux, ou si vous êtes préoccupé le client peut parler mal de vous à d'autres. Une option est d'être franc et dire la raison spécifique. "Malheureusement, je crains que nous avons très différentes philosophies environ respect des échéances et calendriers de publication, et je ne me sens plus que je peux être un défenseur efficace pour vous dans cette position."

  Si vous préférez être moins conflictuelle, une excuse plus générique peut éviter rancune. Par example, "Je crains que je me suis plus étendu et je suis contraint de réduire le nombre de clients que je représente."

Offrez un échéancier de réalisation

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  Sauf si un client a agi d'une manière terriblement professionnel qui nécessite rupture immédiate des relations, établir un calendrier pour l'achèvement des projets en suspens. "Comme prévu, je vais avoir vos kits de presse achevés livrés d'ici la fin du mois. Je vais également mettre à jour les archives de presse sur votre site Web et vous fournir deux copies numériques et les disques des différents discours et les présentations, je l'ai écrit pour vous au cours des dernières années. Un projet de loi finale est jointe pour votre commodité."

Faire un renvoi

• Si votre client était tout simplement pas un bon moyen pour vous, mais pourrait être un atout précieux pour un collègue, d'offrir de faire un renvoi. "Je tiens à vous référer à un collègue, Jane Smith, de ABC des relations publiques. Elle a une bonne affaire de manipulation expérience clients dans votre secteur et je pense que vos personnalités et des philosophies d'affaires serait un bon match. Si vous souhaitez me d'organiser une réunion, je serais heureux d'en créer un."

Écrire un Cordial Fermer

• Apportez votre lettre à une fin cordialement et professionnellement. Offrez à discuter de la question par téléphone si le client préfère. "Encore une fois, je vous remercie pour l'opportunité de représenter votre entreprise. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de quoi que ce soit en personne, s'il vous plaît sentir libre de me contacter directement. Je vous souhaite beaucoup de succès dans tous vos projets professionnels."

Protège toi

• Si vous avez des scrupules à tirer un client à partir d'un point de vue juridique, demander à un avocat d'examiner les termes de votre contrat avant d'écrire la lettre. Vous ne voulez pas de violer un accord écrit, ne parviennent pas à remplir des fonctions que vous avez acceptées ou manquer de donner un avis approprié.