Lettre pour changer les procédures de facturation

Clarifier But

• Annonces officielles de changements de procédure devraient ouvrir des déclarations claires de la source de l'information, la population et elle affecte la nature du changement. Pour atteindre cet objectif, utilisez votre tête de l'entreprise afin que le destinataire sait immédiatement votre identité. Si vous configurez votre message dans le logiciel de traitement de texte comme un projet de fusion et publipostage, vous pouvez intégrer une salutation personnalisé dans chaque lettre pour éviter le redoutable "cher et estimé client" introduction qui dépersonnalise tout message. Réaffirmer votre appréciation pour l'entreprise du destinataire et de préciser les bases de la politique dans un premier bref paragraphe. Par exemple, vous pouvez annoncer "Parce que nous vous apprécions en tant que client, nous vous contacter pour vous informer d'un changement à venir dans nos procédures de facturation qui affecte votre compte avec nous."

Fournir des détails

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  Après vous introduisez le sujet général de votre communication, en arriver au point dans le paragraphe suivant. Expliquez - le plus succinctement possible - le changement qui vient et comment les nouvelles règles diffèrent de l'ancien. Les clients veulent savoir exactement comment vos politiques les affectent. Si vous ne parvenez pas à fournir une explication claire et logique qui répond à toutes les questions évidentes qu'il soulève, votre téléphone sonnera peu de temps après vos lettres arrivent dans les boîtes aux lettres des destinataires. Pour vous assurer que vous avez abordé tous les détails nécessaires, demandez à vos amis, collègues ou d'autres personnes extérieures à lire votre lettre dans sa phase de prototype et affiner votre message à la lumière de toutes les questions qu'ils soulèvent.

Confirmez Timing

• Délimiter exactement quand les modifications prennent effet. Si les clients doivent commencer à utiliser une nouvelle adresse de paiement efficace avec la facturation du cycle d'un mois spécifique, leur dire "Commençant avec votre [mois et année] paiement, s'il vous plaît envoyer votre chèque à [adresse]." Si les clients verront un changement dans les modalités de paiement, leur dire "Nous élevons votre paiement minimum de [nombre] de [nombre] pour cent de votre solde de [mois et année]." Pour éviter toute confusion, utilisez cette déclaration de synchronisation pour récapituler le changement et de fournir une date complète de sorte que votre lettre devient une référence future viable pour les fichiers des clients.

Make It officiel

• Avant de vous fermez votre lettre, faire comprendre d'une façon ferme mais amicale que vos modifications ne représentent pas des termes optionnels. Les clients doivent se rendre compte qu'ils ne peuvent pas se retirer de vos procédures, sauf en fermant leurs comptes, et que continuer à faire des affaires avec vous après la date de la modification confirme qu'ils acceptent et conviennent de respecter vos nouvelles règles. Indiquez votre nom et vos coordonnées, même si tout cela apparaît comme une partie de votre tête, et souligner que vous accueillir les appels des clients si elles ont des questions ou des commentaires.