Adressez la lettre à la bonne personne. Commencez avec le gérant du magasin de l'emplacement que vous avez visité. Si vous ne recevez pas un recours auprès du gérant du magasin, chercher un directeur régional. Vous pouvez trouver la structure organisationnelle de l'entreprise en allant à son site Web ou en téléphonant au siège et en demandant les informations du gestionnaire de contact.
Commencez votre lettre en établissant la chronologie des événements. D'une manière détaillée, expliquer ce qui est arrivé, quand il est arrivé et que vous avez parlé à. Par example: "Le vendredi 30 Juin, je me suis rendu à l'emplacement 123, rue Maple. Après avoir parlé avec le chiffre d'affaires associé Jim, je accepté d'obtenir un changement de TuneUp et de l'huile. Je fus chargé un total de 100 $."
Expliquer le problème. Soyez aussi descriptif que possible. Par example: "Après avoir quitté la boutique, je remarquai un bruit de cliquetis sous le capot lorsque la voiture a été ralenti."
Informer la société exactement ce que vous voulez qu'il fasse pour remédier à la situation. Par example: "Je voudrais un remboursement complet pour les services à votre boutique ainsi que les 45 $ nécessaires pour réparer les dégâts qui se sont produits dans votre magasin." Soyez juste sur le remède que vous recommandez. Ne pas essayer d'obtenir votre pare-chocs avant fixé si elle n'a pas directement liée aux réparations que vous avez reçues à la boutique.
Utiliser un langage objectif. Lors de l'écriture de la lettre, ne pas utiliser un langage qui est inflammatoire. Ne pas insulter le personnel ou de la société. Aussi, ne pas faire des menaces à la société ou le personnel. Juste exposer les faits, et le remède que vous pensez est juste.
Inclure la documentation. Inclure une photocopie de la facture pour le travail que vous aviez fait à la boutique. Inclure des images qui sauvegardent votre réclamation. Aussi, si vous visitez un autre mécanicien, et le nouveau mécanicien pouvez mettre par écrit que le service était le résultat d'une réparation défectueuse précédente, inclure cette documentation. Assurez-vous d'inclure des photocopies, et conserver les originaux dans un endroit sûr.
Sois positif. Si il ya quelque chose que vous aimez à propos de la société, ou si vous avez une histoire d'être un client, inclure cette information. La société est plus susceptible d'être réceptif si elle peut vous garder comme client.
Inclure vos informations de contact afin que l'entreprise peut vous atteindre. Inclure un numéro de téléphone et adresse e-mail pour la réponse la plus rapide.