Positionnez votre bureau pour faire face à l'entrée, de sorte que vous voyez clients comme ils entrent. Assurez-vous que le bureau semble bien rangé au début de chaque journée et garder organisé toute la journée. Livrer des colis rapidement ou placez-les hors de vue. Gardez papiers correctement déposée et votre carnet de rendez accessible. Demandez aux programmes informatiques appropriés en cours d'exécution afin que vous pouvez facilement consulter les informations d'un client.
Souriez et accueillir le client, de convoyage chaleur et enthousiasme authentique. Utilisez une salutation que les signaux que vous avez été l'attendiez, si tel est le cas - mais seulement si vous savez que ce est le client que vous avez été attendiez. Si vous vous attendez à un client à votre cabinet d'avocats à 9 h, et un homme vêtu d'une réunion d'affaires promenades dans, vous pouvez sourire et de dire, "Salut, vous êtes John? Il est très agréable de vous rencontrer." Jamais indiquer le nom complet du client - considérer ces informations comme confidentielles. Utilisez une salutation plus générale, si vous ne connaissez pas le client, tels que, "Bonjour, bienvenue à XYZ cabinet. Comment puis-je vous aider aujourd'hui?"
Fournir une assistance au client en organisant un rendez-vous, en lui donnant la paperasse qu'elle doit remplir ou de lui faire savoir que vous allez dire la personne appropriée qu'elle est arrivée. Laissez le client de savoir combien de temps elle pourrait avoir besoin d'attendre. Demandez-lui si elle a des questions et y répondre au meilleur de votre capacité. Si vous devez vérifier la réponse, lui assurer que vous voulez.
Encourager le client à se détendre en attendant. Offrir les rafraîchissements des clients tels que l'eau, café ou thé, si disponible. Si le client refuse l'offre, dites-lui de vous faire savoir si il change d'avis. Continuer souriant et établir un contact visuel lorsque vous parlez au client, de transport chaleur et enthousiasme.
Demander poliment le client d'attendre un instant si vous devez répondre au téléphone. Répondez au téléphone avec une salutation comme, "Bonjour, ceci est Terri de XYZ cabinet. Pouvez-vous tenir pour juste un moment?" Merci de l'appelant pour le maintien et l'assurer que vous serez juste avec elle. Puis assister au client dans le bureau.
Suivez le protocole de votre bureau pour l'introduction de clients au personnel. Invoquer le membre du personnel dès que le client est arrivé, si vous connaissez le membre du personnel ne répond pas avec un autre visiteur. Sinon, appeler le membre du personnel approprié par téléphone lors de la nomination du client est prévue pour commencer.
Escorter le client au bureau du membre du personnel si cela est la procédure acceptée dans votre bureau, et le membre du personnel a indiqué qu'elle souhaite commencer la réunion. Sinon, appeler le membre du personnel de la salle d'attente pour rencontrer le client. Introduire le membre client et le personnel si elles ne sont pas encore remplies, en utilisant des noms de famille ou prénoms, selon lequel votre entreprise préfère.