L'employeur reconnaît la nécessité d'embaucher quand un employé est congédié, quitte ou la croissance de l'entreprise exige plus d'employés. Dans certains cas, l'employeur reconnaît la nécessité d'embaucher avant qu'une position doit être immédiatement rempli. Dans d'autres cas, l'employeur est en difficulté dans l'intervalle.
En règle générale, le secteur public aura un département des ressources humaines qui permet de suivre les besoins de recrutement et ont généralement des candidats qualifiés à portée de main pour les ouvertures. Le secteur privé ne nécessite généralement pas de tels services élaborés de ressources humaines.