Combien de temps peut-on conserver les feuilles de temps?

Vue d'ensemble

• Relevés d'emploi comprennent des informations à propos de l'employé de l'attribution des tâches, la performance, la discipline ou des mesures correctives et des contrats ou des accords, comme une convention collective ou le contrat de travail. Information sur la rémunération est aussi une partie du dossier de l'employé, ainsi que les fiches de temps qui contiennent généralement des informations personnelles, telles que la sécurité sociale le numéro de l'employé, taux de salaire, classification exemptés ou non exonéré, de vacances ou des congés payés taux hors exercice, et dans certains cas, les heures supplémentaires ou taux de salaire différentiel.

Les feuilles de temps sont-ils dossiers d'emploi

• Selon les pratiques de tenue des dossiers d'un employeur, les feuilles de temps font partie du dossier de l'emploi ou entreposés séparément comme registres de paie. De toute façon, les enregistrements de temps et les feuilles de temps sont considérés comme un relevé d'emploi et sont, par conséquent, sous réserve de certaines lois que les obligations de tenue des registres des employeurs de mandat de.

Fair Labor Standards Act

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  Employeurs assujettis à la Fair Labor Standards Act doit respecter la réglementation régissant le salaire minimum, les heures supplémentaires, la classification exonéré et non exonéré, et de tenue de documents se rapportant à tout ce qui concerne la rémunération des salariés. La LSF ne nécessite pas un format spécifique pour maintenir les feuilles de temps des employés, mais l'agence ne nécessite que les employeurs conservent certaines informations détaillées concernant le temps des employés nonexempt et la rémunération.

Conservation des dossiers

• Conservation des dossiers pour les dossiers de paie et les contrats syndicaux est de trois ans. Pour les feuilles de temps et des dossiers contenant des informations spécifiques telles que les journées travaillées, les retenues, la retenue et d'autres détails, l'exigence est de deux ans. Meilleures pratiques pour les ressources humaines recommanderaient probablement maintenir tous les dossiers concernant la rémunération des employés et de la rémunération pendant trois ans, parce qu'il ya un chevauchement important entre les enregistrements employeurs doivent conserver pendant deux ans et les dossiers que les employeurs doivent conserver pendant trois ans.

  Il ya des exigences distinctes pour les types de documents les employeurs devraient maintenir pour travailleurs- exemptés Cependant, il est dans le meilleur intérêt des employeurs à tenir des registres de la même façon et pour une période de temps égale. Faire profite donc les employeurs à répondre aux questions relatives liées à des comparaisons entre les travailleurs exemptés et non exemptés. Lorsque les employeurs à garder les dossiers des employés exonérés basé sur un processus totalement différent de celui des employés non exemptés, il est difficile de justifier des pratiques de RH concernant exemptés contre rémunération nonexempt si les dossiers ne sont pas entretenus de manière cohérente pour la même durée.

Règles Recordkeeping EEOC

• Le gouvernement fédéral, il est facile pour les employeurs de trier ce dont ils ont besoin pour conserver et pour combien de temps, en établissant des règles similaires de tenue de documents inter-agences. L'Equal Employment Opportunity Commission des États-Unis applique les lois contre la discrimination et dans le cadre de son autorité d'exécution, il faut que les employeurs conservent la paie et d'autres dossiers d'emploi pendant trois ans. En fait, l'EEOC dit que les documents qui pourraient faire partie d'une réclamation en vertu de la Loi sur l'égalité de rémunération devraient être conservés pendant au moins trois ans. Dossiers de l'emploi, y compris les relevés de temps qui font partie d'une charge officielle de la discrimination, doivent être conservés jusqu'à la résolution finale.